Pengenalan
Setiap jabatan atau syarikat mesti akan ada menghantar ataupun akan mererima surat, jadi setiap maklumat penerimaan dan penghantaran surat ini adalah lebih baik jika direkod. Rekod surat menyurat adalah penting kerana dengan adanya rekod ini, semua maklumat tentang surat yang dihantar dan diterima dapat disimpan untuk rujukan jika terdapat masalah pada kemudian hari nanti. Dengan adanya rekod ini, ia dapat masalah dikemudian hari nanti, ia dapat membuktikan samaada surat tersebut telah dihantar atau telah pun diterima. Setiap maklumat surat yang diterima dan dihantar direkod dengan menyimpan tarikh surat tersebut, perkara atau tajuk surat tersebut dan daripada siapa ataupun kepada siapa surat itu diterima ataupun dihantar.
Sistem Surat Menyurat adalah satu sistem di atas talian (WebBase System), ia boleh digunakan oleh pengguna biasa dan juga pentadbir. Pengguna sistem ini dapat merekod semua maklumat surat keluar dan juga surat masuk ke dalam satu pengkalan data. Setiap data dapat dicari, ditambah, dikemaskini dan juga dihapuskan. Saya membangunkan sistem ini mengguna Visual Web Development 2005. Untuk pengguna biasa, mereka hanya dapat melihat rekod tanpa dapat mengubah data di dalam rekod. Selain itu, mereka juga dapat membuat carian untuk melihat rekod di dalam pengkalan data. Manakala untuk pengguna pentadbir, mereka bukan hanya dapat melihat dan membuat carian, malah mereka dapat menggunakan istem ini sepenuhnya. Untuk langkah-langkah keselamatan, untuk pengguna pentadbir mereka perlu memasukkan nama dan juga katalaluan sebelum dapat menggunakan sistem ini sepenuhnya.
Keterangan Masalah
Sebelum ini, rekod surat menyurat hanya direkod menggunakan pen ke dalam buku rekod surat keluar masuk. Terdapat banyak masalah dan kesilapan yang timbul dengan menggunakan kaedah ini antaranya ialah sukar mencari rekod yang terdahulu, dan sukar untuk memahami tulisan tangan. Biasanya pasti terdapat masalah seperti surat tidak diterima oleh penerima sedangkan surat sudah pun dihantar, jadi dengan adanya sistem ia dapat memudahkan pengguna untuk mencari maklumat tentang surat tersebut seperti bila tarikh surat tersebut, siapa penerima, dan adakah surat tersebut sudah pun diterima ataupun sebaliknya.
Sudah semestinya setiap orang mempunyai gaya tulisan tangan yang tersendiri, dan ada juga antara gaya tulisan tangan tersebut sukar untuk dibaca oleh orang lain. Dengan menggunakan sistem ini, rekod adalah lebih sistematik dan masalah kesukaran membaca tulisan tangan dapat diatasi.
Objektif
Berikut adalah antara objektif pembangunan sistem ini adalah:
•Untuk merekod surat keluar masuk dengan lebih sistematik
•Untuk mengelakkan kesilapan biasa seperti kesukaran memahami tulisan tangan, kehilangan rekod, dan kesukaran mencari rekod yang terdahulu.
•Untuk merekod maklumat surat keluar masuk kedalam satu pangkalan data.
Skop Projek
Untuk sisitem ini, ia dibangunkan untuk diguna pakai di satu pejabat sahaja. Pengguna sistem ini boleh dibahagikan kepada dua pengguna iaitu pengguna biasa dan yang kedua ialah pengguna tadbir. Untuk pengguna biasa, mereka hanya dapat melihat dan membuat carian untuk melihat data sahaja, manakala untuk pengguna tadbir, mereka bukan sahaja dapat membuat carian dan melihat data malah mereka juga boleh menambah data, mengemaskini data, dan menghapuskan data.
Untuk keselamatan, pengguna tadbir perlu mendaftarkan akaun meraka dan untuk menggunakan sistem ini mereka perlu memasukkan nama dan kata laluan mereka terlebih dahulu sebelum dapat menggunakan sistem rekod surat menyurat ini. Sistem surat menyurat ini hanya merekod dua jenis surat sahaja iaitu merekod surat yang keluar dari PPSK dan juga merekod surat yang masuk ke PPSK ataupun surat yang diterima.
